Requerimientos adicionales respecto a los registros contables que deben llevar las personas jurídicas en la República de Panamá

El pasado 11 de noviembre el Órgano Ejecutivo de la República de Panamá refrendó la Ley 254 de 11 de noviembre de 2021, Que introduce adecuaciones a la legislación en materia de transparencia fiscal internacional y de prevención de blanqueo de capitales, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva. Dentro de las adecuaciones más relevantes de esta nueva legislación se encuentran los requerimientos adicionales respecto a los registros contables que deben llevar las personas jurídicas.

Desde el 2016 se estableció en Panamá la obligación para las personas jurídicas (sociedades y fundaciones) de llevar registros contables y mantener su documentación de respaldo por un período mínimo de cinco (5) años. Lo anterior según lo dispuesto por la Ley N° 52 de 2016, Que establece la obligación de mantener nuestros registros contables para determinadas personas jurídicas y dicta otras disposiciones.

Para efectos de la nueva legislación se define Registros Contables, como “Aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, sus activos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.” Por su parte, se entiende como documentación de respaldo “Aquella que incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquier otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.”

Las modificaciones principales con respecto a las obligaciones de los Registro Contables introducidas por la nueva legislación son las siguientes:

• Los registros contables (en original o copia) de las personas jurídicas deben ser proporcionados al agente residente, para su custodia, a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del cada año fiscal, es decir, a más tardar el 30 de abril de cada año.  

• Los originales de los registros contables pueden mantenerse en poder de la persona jurídica en cualquier parte del mundo o en Panamá bajo custodia del agente residente. Si los registros contables originales son mantenidos fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica está obligada a informar, anualmente y por escrito, al agente residente el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables originales y la documentación de respaldo bajo su custodia, al igual que la dirección física donde éstos se mantienen. Cualquier cambio en la persona que mantiene los registros contables debe ser comunicado por escrito inmediatamente por la persona jurídica al agente residente.

• Se exceptúan de la obligación de proporcionar anualmente al agente residente los registros contables o copia de estos, a las siguientes personas jurídicas:

1. Personas jurídicas listadas en una bolsa de valores local o internacional reconocida.

2. Personas jurídicas que sean de propiedad de un organismo internacional o multilateral o de un Estado.

3. Personas jurídicas que sean armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.

4. Personas jurídicas que realicen operaciones comerciales dentro de la República de Panamá.

• Los registros contables deberán ser presentados de la siguiente manera:

1. Cuando se trate de personas jurídicas que no realicen actos de comercio y que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, cualquiera sea su clase, deben proporcionar información que demuestre el valor de los activos que se mantienen, los ingresos que se perciben de dichos activos y los pasivos relativos a aquellos activos. La información podrá suministrarse con la entrega anual al agente residente de un balance general que contenga el monto del activo, pasivo e ingresos de la persona jurídica relativos al periodo fiscal anterior.
2. Cuando se trate de personas jurídicas que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá, y cualquiera otra persona jurídica no cubierta por el numeral anterior, deben proporcionar un diario y un mayor.

• Las personas jurídicas establecidas antes de la entrada en vigor la ley (antes del 11 de noviembre, 2021), tendrán un plazo de (6) seis meses, para entregar al agente residente los registros contables o las copias de los registros contables, para ser mantenidos en las oficinas del agente residente dentro de Panamá.

• Las personas jurídicas que se encuentran suspendidas en el Registro Público antes de la entrada en vigor de la ley, para ser reactivadas deberán suministrar a su agente residente los registros contables o las copias de los registros contables para que sean mantenidos en las oficinas del agente residente dentro de Panamá.

• En los casos de cambio de agente residente, la persona jurídica deberá proveer al nuevo agente residente, antes de la inscripción de su designación en el Registro Público, los registros contables y documentación de respaldo o las copias de los registros contables y documentación de respaldo, cualquiera que sea el caso, los cuales deberán mantenerse en las oficinas del nuevo agente residente dentro de la República de Panamá. En los casos de las personas jurídicas cuyo registros y documentación de respaldo sean mantenidos en cualquier otro lugar distinto a las oficinas del agente residente, dentro o fuera de la República de Panamá, estas deberán informar el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables y documentación de respaldo bajo su custodia y la dirección física donde se mantienen.

• En los casos de disolución de la persona jurídica, los registros contables y documentación de respaldo o las copias de los registros contables y documentación de respaldo, cualquiera que sea el caso, respectivos a los cinco años anteriores a la inscripción de la disolución, deberán ser mantenidos y estar disponibles por el agente residente de la persona jurídica por un periodo mínimo de cinco años, contado a partir de la inscripción de la disolución en el Registro Público de Panamá. En este caso, el Registro Público de Panamá solo registrará la respectiva escritura pública de disolución que incluya la declaración expresa del agente residente indicando que mantiene en su posesión los registros contables y documentación de respaldo o las copias de los registros contables y documentación de respaldo, cualquiera que sea el caso, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley.

• El Agente Residente deberá entregar a la DGI (Dirección General de Ingresos) una declaración jurada, anualmente, al 15 de julio, que contenga una lista de las personas jurídicas para las cuales ejerce el servicio de agente residente, incluyendo el nombre, RUC (número identificación tributaria de Panamá) y que contenga lo siguiente:

1. Las personas jurídicas cuyos registros contables originales y documentación de respaldo son mantenidos en las oficinas del agente residente dentro de Panamá.
2. Las personas jurídicas cuyos registros contables y documentación de respaldo son mantenidos en cualquier otro lugar distinto a las oficinas del agente residente y certificar de que cuentan con las copias de los registros contables y el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables originales y documentación de respaldo bajo su custodia y la dirección física donde se mantienen.
3. Las personas jurídicas de las cuales no cuentan con la información establecidos en los numerales 1 y 2 mencionados anteriormente. La autoridad competente podrá aplicar sanciones a las personas jurídicas que el agente residente incluya en la declaración a que se refiere este numeral tercero.

• Las autoridades podrán solicitar la documentación en cualquier momento, y la persona jurídica deberá proveer la documentación al agente residente dentro del tiempo establecido por la autoridad competente.

• La información que reciba la autoridad competente del agente residente deberá mantenerse en estricta reserva y solo podrá ser utilizada por la autoridad competente para el fiel cumplimiento de sus funciones, de conformidad con las respectivas leyes. El incumplimiento de esta obligación de confidencialidad por parte de un funcionario será sancionado como una falta administrativa grave, sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal que de ello resulte.

• Las personas jurídicas que incumplan con las obligaciones de registros contables serán sancionadas con multas desde USD 5,000 hasta 1,000,000 considerando la gravedad de la falta, la reincidencia y la magnitud del daño. Adicional, se ordenará al Registro Público la suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica que incumpla. La DGI está facultada para ordenar al Registro Público la liquidación forzosa administrativa de la persona jurídica.

La nueva ley modifica en total cinco leyes actuales, siendo estas: la Ley 23 de 27 de abril de 2015, “que adopta medidas para prevenir el blanqueo de capitales, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva y dicta otras disposiciones”; la Ley 51 de 27 de octubre de 2016, “que establece el marco regulatorio para la implementación del intercambio de información para fines fiscales y dicta otras disposiciones”; Ley 52 de 27 de octubre de 2016, “que establece la obligación de mantener nuestros registros contables para determinadas personas jurídicas y dicta otras disposiciones”; la Ley 124 de 7 de enero de 2020, “que crea la Superintendencia de Sujetos no Financieros y dicta otras disposiciones”; y la Ley 129 de 17 de marzo de 2020, “que crea el Sistema Privado y Único de Registro de Beneficiarios Finales de Personas Jurídicas”. Adicionalmente modifica el artículo 318-A y el artículo 756 del Código Fiscal de la Republica de Panamá, y deroga la Ley 2 de 1 de febrero de 2011, “que regula las medidas para conocer al cliente para los agentes residentes de entidades jurídicas existentes de acuerdo con las leyes de la República de Panamá”.

Con la introducción de esta nueva legislación Panamá busca ajustar sus leyes a los estándares internacionales que mejoren la calificación del país en materia de transparencia fiscal internacional ante el Foro Global de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE).