Panamá: Registros Contables y documentación de respaldo

De acuerdo con la ley 52 de 27 de octubre de 2016 las entidades/personas jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá, al igual que aquellas entidades/personas jurídicas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, dentro o fuera del territorio panameño, deben por ley llevar sus registros contables y mantener su documentación de soporte.

No obstante, con la introducción de la Ley N° 254 del 11 de noviembre de 2021, las personas jurídicas/entidades ahora están obligadas a también proporcionar a su agente residente, para su custodia, originales o copias de sus registros contables, a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento de cada año fiscal, es decir, a más tardar el 30 de abril de cada año. En otras palabras, los registros contables al 31 de diciembre de 2021 deberán sernos entregados a más tardar el 30 de abril de 2022, y de igual manera al vencimiento de los años fiscales subsiguientes.

Sin embargo, las personas jurídicas constituidas antes de la entrada en vigor de la Ley N° 254 del 11 de noviembre de 2021, se les ha otorgado un plazo hasta Octubre 31, 2022 para entregar a su agente residente original o copias de los registros contables correspondiente al año 2021.

Para cumplir con requisitos legales de la jurisdicción panameña, las personas jurídicas para las que actuamos como agentes residentes en Panamá deben proporcionarnos, anualmente, lo siguiente:

1. Original o copia de sus registros contables para el año fiscal que terminó el 31 de diciembre del año anterior.
2. Dirección del lugar físico donde se conservan los registros contables originales y la documentación de respaldo de la persona jurídica, así como el nombre y los datos de contacto de su custodio, salvo que los registros contables originales se mantengan en las oficinas del agente residente en la República de Panamá.

Importante: En caso de disolución, las entidades/personas jurídicas deberán aportar, copia o original de los registros contables, al igual que la documentación de respaldo, respectivos a los 5 años anteriores a la inscripción de la disolución.

Se exceptúan de proporcionar anualmente a su agente residente originales o copias de sus registros contables, los siguientes tipos de entidades jurídicas, las cuales deberán proporcionar a su agente con el respaldo adecuado, a saber:

1. Las personas jurídicas listadas en una bolsa de valores nacional o internacional reconocida.
2. Las personas jurídicas propiedad de un organismo internacional o multilateral o de un Estado.
3. Las personas jurídicas que sean propietarios o fletadores de naves registradas exclusivamente bajo el servicio
4. internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.
5. Las personas jurídicas que realicen operaciones comerciales dentro de la República de Panamá.

Sin perjuicio de lo anterior, las referidas entidades aún deberán llevar y mantener registros contables y tenerlos disponibles en caso de requerimiento de una autoridad competente.

Si una persona jurídica no cumple con los requisitos, su agente residente deberá informar tal hecho a las autoridades, de manera anual, y dicho incumplimiento dará como resultado penalidades, las cuales serán impuesta a la entidad. Si alguna de sus entidades legales con nosotros aún no ha cumplido con estos requisitos, o no esta seguro de haber cumplido, por favor póngase en contacto inmediato con nosotros a través de quijano@quijano.com.