Contrataciones Públicas y Estado de Emergencia: Manual de Procedimiento para Compras en Estado de Emergencia

Quijano y Asociados consientes de la situación económica y de salud que afronta nuestro país debido a la pandemia CoViD-19, seguimos actualizando a todos nuestros clientes y amigos de las nuevas medidas que establecen las autoridades.

La Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) aprobó y publicó un Manual de Procedimiento para Compras en Estado de Emergencia, el cual se encuentra parametrizado con el Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, ordenada por la Ley 61 de 2017, que regula la contratación pública. En dicho Manual, la DGCP estableció los pasos y procedimientos a seguir para formalizar la adquisición de bienes, servicios u obras, ya que contratar con los mecanismos y procedimientos tradicionales se ha vuelto riesgoso y en algunos casos imposible tomando en cuenta las medidas promulgadas por el ejecutivo relacionadas con la celebración de actos públicos.

De forma general, podemos sintetizar que dicho manual estipula y regula dos procedimientos diferentes supeditados a la aprobación o no de la partida correspondiente:

1. Procedimiento especial de adquisiciones de emergencia, el cual se tramita directamente ante el Ministerio de la Presidencia (con traslado de partida aprobado).
2. Procedimiento Excepcional de Contrataciones (sin aprobación de traslado de partida – Numerales 2 y 5 del Artículo 73 del Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006.

Procederemos a explicar cada uno de los procedimientos señalados.

a. PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN EN ESTADO DE EMERGENCIA

Como mencionamos anteriormente, según el manual aprobado por la Dirección General de Contrataciones Públicas, para la adquisición de bienes, servicios u obras en la situación de Estado de Emergencia se debe proceder de la siguiente manera:

• La entidad contratante deberá solicitar, por vía electrónica al correo covid19@presidencia.gob.pa, la asignación de la partida para realizar la compra requerida, utilizando la suma autorizada única y exclusivamente para la adquisición de bienes, servicios o la contratación de obras relacionadas al estado de emergencia declarado. La solicitud deberá contener una descripción e identificación clara del objeto de la contratación con su respectiva cotización del bien, servicio u obra.

• Luego de realizada la solicitud de asignación de la partida para la adquisición, se pueden presentar dos escenarios; en cada uno de ellos, se deberán seguir los pasos que a continuación se indican conforme al siguiente orden, hasta suplir la necesidad identificada.

a.1.  PROCEDIMIENTO CON APROBACIÓN DE TRASLADO PARTIDA.

En el caso de que el Ministerio de la Presidencia haya realizado el traslado de partida, se deberán realizar los procedimientos de selección de contratista en el siguiente orden:

a.1.1. Primer Supuesto: Compra por Catálogo de Productos y Servicios.

Se deben adquirir los Bienes y/o servicios del Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, siempre que el proveedor se encuentre en condición de entregarlos inmediatamente, con el fin de atender la emergencia de forma oportuna (Convenio Marco).

a.1.2. Segundo Supuesto: Compra por Procedimiento Especial de Adquisiciones de Emergencia de Acuerdo con el Artículo 79 del Texto Único de la Ley 22 de junio de 2006.

Si el bien o servicio requerido no se encuentra en el Catálogo, o si existen razones fundadas para adquirirlo fuera de este, la entidad procederá de la siguiente manera:

1. Podrán solicitar cotizaciones indistintamente por cualquier medio tecnológico u otro medio de comunicación, del bien, servicio u obra que requiera, anexando al expediente una nota justificativa, expedida por el representante legal de la entidad o el servidor público en quien se delegue tal función, en la cual harán constar las gestiones que se llevaron a cabo y las razones que imposibilitaron adquirir los bienes o servicios del Catálogo Electrónico de Productos y Servicios.
2. Recibida la cotización o cotizaciones, la entidad o entidades autorizadas, seleccionarán la que pueda atender la emergencia de forma oportuna y que sea la más beneficiosa para el interés público.
3. Una vez formalizada la orden de compra o contrato, la entidad o entidades autorizadas podrán recibir los bienes y/o servicios o proceder con la ejecución de obras de forma inmediata.

El pago al contratista, se hará́ con posterioridad a la ejecución del objeto del contrato y así́ deberá́ ser establecido en la orden de compra o contrato, según lo señalado en el artículo 79 del Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017.

a.2. PROCEDIMIENTO SIN TRASLADO DE PARTIDA APROBADO O PROCEDIMIENTO EXCEPCIONAL

En el evento que a la entidad contratante no le fuera autorizada la asignación de partida de la suma autorizada para el estado de emergencia declarado, ésta deberá utilizar fondos o recursos propios incluidos en su presupuesto para la adquisición de los bienes, servicios u obras requeridos para su funcionamiento a través de los siguientes procedimientos:

a.2.1. Primer Supuesto: Compra por Catálogo de Productos y Servicios.

Deberán adquirir los bienes y/o servicios del Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, siempre que el proveedor esté en condiciones de entregarlos inmediatamente, para atender la emergencia de forma oportuna.

a.2.2. Segundo Supuesto: Compra por Contratación Menor a B/.10,000.00

Podrán atender sus necesidades inmediatas a través del procedimiento para contrataciones menores cuyo monto no exceda de B/10,000.00, previsto en el artículo 80 del Decreto Ejecutivo No. 40 de 2018, que reglamenta el Texto Único de la Ley 22 de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017.

a.2.3. Tercer Supuesto: Compra por Procedimiento Excepcional de Contratación (Art. 73. Numeral 2 y 5).

La evaluación y aprobación de las contrataciones utilizando este procedimiento dependiendo del monto a contratar serán realizadas por:

1. La Dirección General de Contrataciones Públicas para montos superiores a diez mil balboas (B/.10,000.00), hasta un máximo de trescientos mil balboas (B/.300,000.00), por vía electrónica al correo: dipec@dgcp.gob.pa.

2. El Consejo Económico Nacional para montos que sobrepasen los trescientos mil balboas (B/.300,000.00) sin exceder los tres millones de Balboas (B/3,000,000.00), por vía electrónica al correo: cgrimaldo@mef.gob.pa, contacto: Licda. Cristina Grimaldo (Secretaria del CENA), celular: 6493-2214.

3. El Consejo de Gabinete para montos que sobrepasen los tres millones de balboas (B/.3,000,000.00), por vía electrónica al correo: ncarr@presidencia.gob.pa, contacto: Licda. Natalia Carr, teléfono 527- 9652.

Indistintamente del ente ante el cual se presente la solicitud de autorización de procedimiento excepcional, las entidades deberán remitir la información en un solo archivo con formato PDF.

La información simplificada y requerida para este procedimiento es la siguiente:

1. Memorial donde solicite la aprobación del procedimiento excepcional de contratación para el bien, servicio u obra que se requiera.

• Oferta o propuesta del contratista.

• Fotocopia simple de la cédula de identidad personal o pasaporte de la persona natural o representante legal (si es persona jurídica);

4. Fotocopia simple del Certificado de Registro Público, se acepta el impreso de la página web del Registro Público, que será verificado.

5. Fotocopia simple del aviso de operación vigente salvo las excepciones contempladas en la Ley 5 de 11 de enero de 2007; puede ser impreso de www.panamaemprende.gob.pa

6. Fotocopia simple de la idoneidad o registro ante la Junta Técnica de Ingeniería y Arquitectura (solo casos de obra pública: construcción, edificación, demolición, remodelación y/o adecuación de inmuebles, así como el suministro e instalación de bienes que conlleven trabajos de obra civil);

7. Fotocopia simple de Declaración Jurada sobre Medidas de Retorsión.

OTRAS MEDIDAS RELEVANTES

Otras medidas importantes que podemos sintetizar del Manual de Procedimiento para Compras en Estado de Emergencia son las siguientes:

• La división de materia no aplica a las contrataciones realizadas por las entidades públicas bajo el procedimiento especial de adquisiciones de emergencia, por lo cual, el Estado podrá fraccionar el objeto de la contratación hasta alcanzar la suma autorizada.

• En los casos de emergencia en los que sea necesaria la adquisición de agua y alimentos destinados para el consumo inmediato, no se exigirá la presentación de fianzas; sin embargo, el contratista a través de la orden de compra o contrato debe garantizar a la entidad contratante su obligación de responder por los vicios de los bienes adquiridos.