Para que pudieran ser más expeditos los procedimientos existentes para la facturación con fines fiscales porque toda operación comercial que consista en el traspaso de la propiedad de bienes o en cobrar por la prestación de servicios debe estar respaldada por una factura que, para efectos tributarios solamente podía ser emitida utilizando una impresora fiscal, la Dirección General de Ingresos, mediante la Resolución No. 201-5784 del 31 de agosto de 2018, había autorizado el uso de la facturación electrónica para las empresas participantes en el respectivo Plan Piloto.

Sin embargo, en vista de los cambios que se han producido en muchas facetas de la actividad económica con motivo de la Declaración de Emergencia Nacional y la mayor actividad previsible durante el proceso actual de recuperación del país, el 29 de diciembre de 2020 fue aprobado el Decreto Ejecutivo No. 766 que estableció la opción de adoptar la facturación electrónica conforme a una serie de procedimientos que hemos simplificado para conocimiento de nuestra clientela local.

Para empezar, no son solamente las personas naturales y las personas jurídica que, en virtud de una resolución de la Dirección General de Ingresos, no tienen acceso al uso de impresoras fiscales, las que pueden utilizar el sistema de facturación electrónica de acuerdo con las disposiciones establecidas por de Decreto Ejecutivo No. 766 de 29 de diciembre de 2020, sino todas aquellas personas naturales y jurídicas que soliciten a la Dirección General de Ingresos que se les conceda el uso de facturas electrónicas para documentar sus transacciones de transferencia, de venta de bienes  y sus operaciones de  prestación de servicios.

El Decreto Ejecutivo No. 766 de 29 de diciembre de 2020 define la forma y el uso posibles de la factura electrónica como “el documento electrónico en formato XML, de existencia puramente digital, que respalda y deja constancia de operaciones que involucran la transferencia de bienes y/o servicios”,

Ese documento se debe emitir a través de medios electrónicos y así da validez tributaria a las operaciones comerciales efectuadas. Según el mismo Decreto Ejecutivo,  ese documento electrónico deberá ser firmado electrónicamente, validado por un Proveedor de Autorización Calificado (PAC) y tendrá mérito ejecutivo.

Dentro de la definición que da el Decreto 755, los comprobantes de operaciones fiscales electrónicas tales como notas de crédito, notas de débito, facturas de importación, facturas de exportación, entre otros documentos.

En términos generales, la factura electrónica es un documento fiscal digital legalmente válido  que respalda las operaciones comerciales entre vendedor y comprador, que es firmado de manera electrónica y cuya autenticidad y contenido se presume con mérito ejecutivo.  La factura electrónica se ofrecen cuatro ventajas específicas, a saber:

• Simplifica de las obligaciones tributarias.
• Promueve el comercio electrónico.
• Reduce los costos para las empresas.
• Contribuye a la protección del medio ambiente.

El principal beneficio que brinda la factura electrónica al comerciante es que le permite automatizar su proceso de facturación, lo que se traduce en una serie de beneficios operativos y estratégicos porque la factura electrónica tiene el mismo valor probatorio que las facturas emitidas por los Equipos Fiscales, su fuerza probatoria queda garantizada por la firma electrónica calificada del emisor con el respaldo de un certificado electrónico expedido por un prestador de servicios registrado ante la Dirección Nacional de Firmas Electrónicas del Registro Público de Panamá. Además, es una fuente de ahorro en costos operativos como papel, impresora y tinta, entre otros gastos.

Cómo comenzar a usar facturas electrónicas

Para la utilización de las facturas electrónicas, la entidad o la persona natural contribuyente debe  haberse registrado como tal en la Dirección General de Ingresos (DGI), la expedición de las facturas electrónica deberá haber sido autorizada por un Proveedor de Autorización Calificado (PAC), que son personas jurídicas que cuentan con la autorización de la Dirección General de Ingresos para otorgar la autorización o por medio del Facturador Gratuito del Sistema Electrónico de Panamá (SFEP). Este último sistema solamente puede ser utilizado por:

1. Toda persona natural o jurídica que solicite a la DGI autorización para el uso de la Factura Electrónica, y
2. Toda persona natural o jurídica que una Resolución expedida por la DGI haya declarado impedida para el uso de equipos fiscales y que se encuentre obligada a cumplir lo establecido en el Decreto Ejecutivo No. 766 de 29 de diciembre de 2020.

Componentes de la Factura Electrónica

1. Para la identificación de la factura electrónica como tal, debe tener un Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) como esté definido en la ficha técnica (conjunto de normas, reglas, definiciones, publicados y actualizados en el portal web de la DGI, que describe los formatos, procedimientos y estándares relacionados con el uso de Facturas Electrónicas)
2. Identificación del tipo de la transacción y de sus datos generales de la transacción, es decir, la identificación del contribuyente emisor de la factura y de su receptor, y otros datos generales como datos de la factura si se trata de exportación, datos de documentos fiscales referenciados en caso de notas de crédito y débito de los contribuyentes autorizados a descargar la factura y sus eventos.
3. Descripción de cada cosa o asunto de la transacción documentada que no es más que el detalle de los productos y/o los servicios adquiridos y/o prestados.
4. El campo complementario de uso comercial específico es el campo opcional que debe ser utilizado en el caso de actividades tales como venta de vehículos, medicamentos y materia prima haciendo referencia a la orden de compra correspondiente.
5. El campo complementario de uso comercial general que significa datos tales como información sobre el pedido comercial, la logística y la identificación del local de entrega.
6. Campos fuera de la firma electrónica, lo que se entiende como lo que se encuentra integrado por el código de seguridad QR que está impreso en el Comprobante de Factura Electrónica o CAFÉ, con el cual se puede escanear la factura y verificar si ha sido autorizada por la DGI.

Requisitos que deben cumplir las empresas para facturar electrónicamente:

Además de contar con un dispositivo electrónico para generar las facturas, se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Encontrarse debidamente inscrito ante  la DGI, es decir contar con su Registro Único de Contribuyente (RUC) y Digito Verificador (DV), y la actividad a que se dedica deberá estar debidamente actualizada.
2. Contar con el certificado de firma digital expedido por el Registro Público de Panamá.
3. Adaptar sus sistemas para poder generar las facturas de acuerdo con las especificaciones de la ficha técnica del Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP) o adquirir un software que pueda brindar este servicio o utilizar el portal web desarrollado por la DGI.
4. Afiliarse para el uso de la Factura Electrónica, mediante el portal del SFEP.
5. Informar a la DGI que está dando dejando de usar el Equipo Fiscal que había estado utilizando hasta la fecha, y que va a ser reemplazado por la facturación electrónica.

Corrección de Facturas Electrónicas:

En caso que el emisor deba corregir una factura electrónica que ya cuenta con la Autorización de Uso deberá hacerlo mediante la emisión de una nota electrónica de crédito o de débito utilizando los servicios web del Sistema de Facturación Electrónica de Panamá.  Si no ha sido autorizada,  se podrá anular por medio del registro del caso correspondiente.

Si por algún problema técnico, el emisor no puede transmitir o recibir respuesta de su solicitud de autorización de uso, la emisión del documento deberá hacerse en el modo de Operación en Contingencia de acuerdo con las siguientes indicaciones:

1. Generar la Factura Electrónica y su Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica, con la información de la emisión de Operación en  Contingencia, y
2. Almacenar de manera segura las Facturas Electrónicas firmadas electrónicamente para su posterior transmisión a un Proveedor de Autorización Calificado.

Una vez solucionados los problemas técnicos, se deberán transmitir todas las facturas electrónicas y demás documentos emitidos durante la Operación en Contingencia, siguiendo los lineamientos especificados en la Ficha Técnica de la Factura Electrónica.  Si la factura es rechazada, el emisor deberá generar nuevamente el archivo digital de la factura con el mismo número y transmitir la información nuevamente a la DGI o al PAC hasta obtener la debida Autorización de Uso, generar entonces un nuevo Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica que refleje la información corregida y finalmente comunicar las correcciones al usuario receptor, sustituyendo la Factura Electrónica o el Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica o ambas.

Finalmente, el objetivo primordial de la emisión de las facturas electrónicas es que la DGI pueda contar en línea con toda la información sobre las transacciones que llevan a cabo los contribuyentes.