Quijano & Asociados lleva a su conocimiento que el gobierno panameño ha promulgado la Ley 52 de 27 de octubre de 2016 que establece que toda sociedad anónima, de responsabilidad limitada o de cualquier otro tipo con fines mercantiles así como fundación de interés privado que se haya constituido  de acuerdo con las leyes de la República de Panamá y que realice operaciones que se perfeccionen o se lleven a cabo o surtan sus efectos fuera del territorio nacional estará obligada a llevar registros contables y a mantener la documentación de respaldo de dichos registros.

Según esta ley, se entiende por registros contables el conjunto de los datos que describan clara y precisamente las operaciones comerciales de la persona jurídica, sus activos, su pasivo y su patrimonio y que, además, permitan determinar su situación financiera y preparar sus estados financieros.

Se considera documentación de respaldo lo necesario para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica, incluyendo contratos, facturas, recibos y demás documentos.

Los registros contables y su documentación de respaldo deberán mantenerse en las oficinas del agente residente de la persona jurídica dentro de la República de Panamá o en cualquier otro lugar dentro o fuera de la República de Panamá, conforme a lo que determinen sus organismos de administración.  Dichos registros deberán mantenerse disponibles por un periodo no menor de cinco (5) años, contados a partir del (i) 31 de diciembre del año en que las transacciones relativas a dichos registros se hayan llevado a cabo o (ii) a partir del 31 de diciembre del año en que la persona jurídica haya dejado de operar.

En caso de que los registros contables y la documentación de respaldo se mantengan en un lugar que no sea la oficina del agente residente, la persona jurídica estará obligada a proporcionar a su agente residente, por escrito, la siguiente información:

• La dirección física del lugar donde se mantienen los registros contables y la documentación de respaldo; y
• El nombre y los datos de contacto de la persona que los mantiene bajo su custodia.

La ley establece además que la persona jurídica está obligada a informar a su agente residente, por escrito, cualquier cambio que surja tanto en la mencionada dirección como en la persona de contacto, dentro de un plazo no mayor de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se dé dicho cambio.

En caso de que la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas de la República de Panamá le haga un requerimiento por conducto del agente residente, la persona jurídica que mantenga los registros contables y la documentación de respaldo fuera de la República de Panamá estará obligada a hacérselos llegar a su agente residente dentro un plazo no mayor de quince (15) días hábiles, contados a partir de la notificación de dicho requerimiento de información.

De no cumplir la persona jurídica con esta obligación, su agente residente estará obligado a renunciar a ese cargo  y a inscribir dicha renuncia por escrito en el Registro Público de Panamá dentro de un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la terminación del plazo que se le haya concedido a la persona jurídica para que entregue a su agente residente los registros contables y la documentación de respaldo.

La persona jurídica que no cumpla con estas obligaciones será sancionada por la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas de la República de Panamá con una multa de mil dólares de Estados Unidos de América (US$1,000.00),  más cien dólares de Estados Unidos de América (US$100.00) adicionales por cada día que transcurra sin que se subsane la causa que dio lugar al incumplimiento.

Por otra parte, el Registro Público de Panamá suspenderá los derechos corporativos a la persona jurídica que incurra en morosidad en el pago de su tasa única anual por un período de tres años consecutivos, previa orden de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas. No obstante, las personas jurídicas que se encuentren en esta situación contarán con un plazo de dos (2) años para reactivarlas, previo pago de una multa de mil Dólares Americanos (US$1,000.00).  Vencido ese plazo sin que la persona jurídica haya sido reactivada, será disuelta de oficio.

Quijano & Asociados aprovecha esta ocasión para informar a sus clientes que está plenamente en posición de prestarles apoyo en cualesquiera gestiones contables, financieras y fiscales a través de su empresa subsidiaria Sterling Tax Consultants.

Esta Ley entrará en vigor y efecto el 1º  de enero de 2017.